Plan d'audit
Créer un audit via une fiche Évènement
Pour créer un nouvel audit, utilisez le menu Créer disponible dans la barre d'actions, puis sélectionnez le type de formulaire Évènement.
La création d'une fiche Évènement de type audit se déroule selon les étapes suivantes :
- Renseigner la zone de description et de planification
- Insérer et éditer un document bureautique
- Générer la référence
- Activer un circuit de traitement (sollicitation des intervenants ou signataires)
Structure de la fiche Évènement
Le formulaire Évènement est structuré en deux sections distinctes :
- La barre d'actions : accessible en haut du formulaire
- La zone de saisie : contient les champs à renseigner
Renseigner les champs de la fiche Évènement
Le contenu de la fiche permet de catégoriser l'enregistrement, de réaliser des recherches, d'afficher les enregistrements dans les vues, de réaliser des statistiques et de notifier l'évènement aux différents destinataires.
Les champs disponibles sont les suivants :
| Champ | Description |
|---|---|
| Type | Type de l'évènement (audit externe, audit interne, réunion, revue de direction…) |
| Objet | Objet de l'évènement |
| Inviter des personnes ? | Informe des utilisateurs de la tenue de l'évènement |
| Personnes concernées | Sélection des personnes à inviter |
| Processus concerné | Permet de catégoriser, rechercher et remonter des informations |
| Secteur d'application | Secteur de l'organisation concerné |
| Date prévue | Date planifiée de l'évènement |
| Journée entière | Indique si l'évènement occupe la journée entière |
| Heure début / Heure de fin | Plage horaire de l'évènement |
| Lieu | Lieu de déroulement |
Les champs de date et d'heure permettent de faire apparaître l'audit dans la vue Planning.
Section Rapport
Suite au lancement de l'audit en workflow (bouton Valider la planification), une section Rapport apparaît. Elle permet d'insérer :
- la liste des personnes présentes ;
- un résumé du contenu de l'évènement.
Documents bureautiques
La fiche Évènement permet également de rattacher des pièces jointes via la section Documents bureautiques :
Vous pouvez joindre :
- des documents existants issus d'applications externes (Word, Excel…) ;
- des modèles spécifiquement créés pour le formulaire, garantissant l'homogénéité du format.
Ces documents peuvent inclure la notification d'audit, le planning détaillé, le questionnaire et le rapport d'audit.
Voir aussi
- Vue Planning — Visualisez les audits planifiés dans le calendrier QIM
- Réaliser un audit – Association de questionnaire — Associez un questionnaire à votre audit
- Déclaration et publication des constats — Déclarez les constats issus de l'audit
- Déclarer un plan d'actions — Créez les actions correctives liées à l'audit
- Clôturer un audit — Finalisez et clôturez l'audit