Gestion des ressources

La gestion des ressources dans Avanteam permet de gérer les utilisateurs et les autres ressources : les contacts externes, les destinataires papiers, les directions, les groupes de diffusion, les groupes de traitement, les profils, les rôles, les services et les sociétés utilisées par votre organisation. Cet article traite de l'ensemble des autres ressources à paramétrer avant d'y affecter des utilisateurs.

L'accès à la gestion se fait via la section Organisation > Autres Ressources.

Accéder aux autres ressources

L'ensemble des autres ressources est accessible via Organisation > Autres Ressources.

Cette vue Autres Ressources permet de gérer tous les types de ressources de la base organisation suivant les paramètres de sécurité sélectionnés dans les droits d’accès aux ressources.

Créer une ressource

Chaque ressource dispose d'une fiche détaillée où vous pouvez renseigner ses caractéristiques et paramètres.

Les actions possibles sont :

• Créer Contact Externe, Un contact externe est une personne extérieure à l'organisation qui n'a pas de compte utilisateur, mais dont on souhaite conserver les coordonnées pour pouvoir lui diffuser des documents ou l'inclure dans des workflows.

• Créer Destinataire Papier,

• Créer Direction, Une Direction est une entité organisationnelle qui représente une division ou un département au sein de la structure hiérarchique d'une entreprise.

• Créer Groupe de Diffusion, Un groupe de diffusion (aussi appelé "groupe de distribution") est une entité qui permet de regrouper plusieurs utilisateurs afin de leur diffuser des documents ou des informations collectivement, sans avoir à les sélectionner individuellement.

• Créer Profil, Profils : Ils déterminent ce que l'utilisateur voit sur son portail (Menus de gauche, Tableaux de bord). Un utilisateur sans profil verra un portail vide.

• Créer Rôle, Un Rôle est une étiquette fonctionnelle. C'est un conteneur simple dans lequel l'administrateur place des utilisateurs.

• Créer Service, Les services structurent l'entreprise. Ils portent deux informations capitales pour les workflows : Le Manager : Le responsable du service (utilisé pour la validation hiérarchique). L'appartenance : Qui travaille dans ce service.

• Créer Société, Une Société est une entité organisationnelle fondamentale qui représente une entreprise, une filiale ou une organisation cliente. C'est l'élément de plus haut niveau dans la hiérarchie organisationnelle et elle joue un rôle central dans la gestion des droits d'accès et le filtrage des données.

• Actions Supprimer les ressources.

Sections du formulaire

Les fiches ressources sont découpées en trois parties :

• Section [Type de ressource] (ici le cas d’un service)
• Section Affectation Cette section permet d'affecter les utilisateurs et d'autres ressources à la ressource en question : ici, le Service Production est rattaché hierarchiquement au service Recherche, développement et innovation. Sylvain COLLIOT en est le chef de service, et Antoine WILHELM, Sylvain COLLIOT et Théotim AUGER sont membres de ce service.
• Section propriétés étendues Les propriétés disponibles dans ce tableau varient suivant les attributs définis dans le tableau des Droits d’accès aux ressources.

Paramétrage des droits de gestions des ressources

A quel endroit se paramètre ces droits ?

Les droits de création/modification/suppression des différentes ressources et relations de la base organisation côté web sont définis par profil. Afin de les gérer, il faut ouvrir la vue « Autres Ressources » de paramétrage des ressources.

Le paramétrage des droits d’accès se faisant par profil, il faut sélectionner la liste des profils.

Pour chacun des profils, la liste des droits disponibles est listée dans la fiche, dans la section sécurité.

La liste des droits est scindée en deux avec un premier tableau listant les ressources et un second listant les relations.

Comment paramétrer ces droits ?

Modification d'un droit dans le tableau des ressources

Le tableau ci-dessous liste tous les types de ressource disponibles dans l’application :

Pour modifier une ligne, cliquez sur le bouton "stylo" : .

Pour valider la modification ou annuler, cliquer sur les boutons correspondants :

IMPORTANT

Il est nécessaire de valider la fiche complète pour que les modifications dans le tableau soient prises en compte.

Vous pouvez, pour chacune des ressources, indiquez si les utilisateurs ayant ce profil pourront :

• Lire la liste des ressources de ce type,
• Lire et Modifier la liste des ressources de ce type,
• Lire, Modifier, Créer et Supprimer la liste des ressources de ce type,
• La liste sera non disponible.

On peut également définir des attributs complémentaires pour cette ressource. Pour cela, il suffit de rajouter un nouveau libellé dans la colonne « Attributs » séparé par le précédent par un point-virgule. A la création d’une nouvelle ressource de ce type, un nouvel attribut sera disponible dans la fiche.

Modification d'un droit dans le tableau des relations

Le tableau des relations liste les différentes relations pouvant exister entre les différentes ressources.

Par exemple :

• La relation « Rôle » permet de paramétrer des relations entre des utilisateurs et des rôles qu’on leur attribut,
• Même fonctionnement pour « membre de » (relation Service/utilisateur) ou « Hiérarchie » (relation service/service).

Le tableau ci-dessous se comporte de la même façon que le tableau des ressources décrit ci-dessus. La modification d’une ligne est identique ainsi que l’enregistrement (pensez à enregistrer également la fiche du profil).

Vous pouvez, pour chacune des relations, indiquez si les utilisateurs ayant ce profil pourront :

• Lire la liste des relations de ce type,
• Lire et Modifier la liste des relations de ce type,
• La liste sera non disponible.