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Créer les utilisateurs

Contexte​

Créer les accès et les identités des utilisateurs connectés à l'application Avanteam.

Prérequis​

Prérequis

L'accès aux fonctions d'administration nécessite d'être connecté avec un compte possédant les Droits d'administration et de se positionner sur la barre de navigation Administration (menu principal en haut de l'écran).

Accès​

L'accès à la gestion se fait via la section Organisation > Utilisateurs. Cette interface permet de piloter l'identité numérique de chaque collaborateur.

Liste des utilisateurs

Barre d'outils et Vue Liste​

La liste affiche les colonnes essentielles pour le pilotage : Statut (Activé/Désactivé), Identifiant unique (Login), Nom, Fonction et E-mail.

En haut de la liste, vous retrouvez les commandes globales :

  • Actualiser : Rafraîchir la liste.
  • Créer un utilisateur : Ouvre un formulaire vierge.
  • Actions : Menu déroulant pour les opérations de masse ou spécifiques :
    • Supprimer un utilisateur : Suppression définitive.
    • Réinitialiser le mot de passe : Envoie un lien ou génère un nouveau mot de passe.
    • Fenêtre de personnalisation : Permet de choisir les colonnes affichées dans la grille.
    • Réinitialiser la vue : Revient à l'affichage par défaut.
  • Export : Extraction des données vers Excel ou PDF.

Menu Actions de la liste

Détail des Sections de la Fiche Utilisateur​

L'ouverture d'une fiche permet d'accéder aux volets suivants, classés par usage :

Identité​

Formulaire Utilisateur - Identité

  • Identifiant unique : Nom d'utilisateur pour la connexion (souvent le login Windows ou l'adresse email).
  • Nom : Nom complet tel qu'il apparaîtra dans l'application.
  • Fonction : Titre du poste occupé par le collaborateur.
  • Adresse email : Adresse de messagerie pour la réception des notifications.
  • Photo / Signature : Cliquez sur l'icône Appareil Photo pour importer ou modifier l'image de profil et la signature électronique.

Infos de connexion​

Accessible dans le même volet principal que l'identité :

  • État du compte : Switch pour activer ou désactiver l'accès.
  • Type de connexion : Application (stocké localement) ou Réseau (SSO/Active Directory).
  • Autre identifiant : Identifiant secondaire utilisé pour la synchronisation LDAP.
  • Mot de passe changé le : Date de la dernière modification du mot de passe.
  • Modifier mot de passe : Bouton permettant de forcer le renouvellement des identifiants.

Affectations​

Permet de rattacher l'utilisateur aux différentes ressources. Utilisez le bouton + pour ajouter une entrée.

Affectations, Groupes et Rôles

  • Groupe(s) de diffusion : Listes d'envoi pour les diffusions de documents.
  • Membre de : Rattachement hiérarchique au service dans l'organigramme.
  • Profil(s) : Profils fonctionnels (ex: Administrateur, Utilisateur Avancé).
  • Rôle(s) : Rôles délégués pour les workflows (ex: Valideur, Acheteur).
  • Peut administrer la société : Autorise la gestion des paramètres globaux d'une société.
  • User Societe : Société de rattachement principale.

Délégations​

Indispensable pour gérer les absences.

Gestion des délégations

  • Tableau des délégations : Liste les transferts de droits actifs ou passés.
  • Bouton + Ajouter : Permet de désigner un remplaçant sur une période donnée pour tout ou partie des applications.

Chaque utilisateur peut gérer ses propres délégations depuis le Portail Web :

  1. Accédez à vos Préférences (en haut à droite).
  2. Allez dans l'onglet Délégation.
  3. Ajoutez une nouvelle délégation :
    • Sélectionnez l'application concernée (ou "Toutes").
    • Choisissez le Délégué (la personne qui recevra les droits).
    • Pour une suppléance temporaire, cochez "Temporaire" et renseignez les dates.
Important

La délégation ne retire pas les droits au titulaire. Les deux peuvent agir pendant la période de suppléance.

Propriétés étendues​

Situé sous les délégations pour les besoins spécifiques de personnalisation.

  • Nom / Valeur : Permet de stocker des informations complémentaires propres à votre organisation (ex: Centre de coût, Langage parlé).

Sécurité (Gérer les droits)​

Définit les accès aux outils techniques d'administration et les pouvoirs étendus.

Sécurité et Droits d'accès

  • Peut accéder : Active l'accès restreint à l'administration.
  • Process Studio : Droits de conception sur les Formulaires, Workflows, Organisation ou Paramètres.
  • Sécurité (Droit de délégation) : Case "Peut gérer la sécurité" permettant à l'utilisateur de définir lui-même les droits d'autres collaborateurs.
  • SyncTool : Autorise le pilotage des outils de synchronisation.
  • Autres : Accès au module ImportDoc pour les reprises de données.*

Articles connexes​