Gestion des licences
Le contrôle des licences est un aspect essentiel de l'administration d'Avanteam. Il permet de surveiller l'attribution de vos licences auteurs et lecteurs.
Accéder à la gestion des licences
Chemin d'accès : Menu Organisation > Licences
Le tableau de bord offre une vue d'ensemble de votre parc de licences et permet de gérer finement les affectations.
Types de licences
Il existe deux niveaux de licences dans Avanteam, correspondant à deux profils d'utilisation distincts:
Licence Lecteur (Reader)
Caractéristiques:
- Accès en consultation seule
- Recherche et visualisation des documents
- Lecture des procédures et informations
- Consultation des tableaux de bord
Limitations:
- Aucune création de contenu
- Aucune modification possible
- Pas d'accès aux fonctions de validation
Public cible:
- Personnel d'atelier consultant les procédures
- Collaborateurs occasionnels
- Personnel en lecture seule
- Consultants externes en consultation
Licence Auteur (Author)
Caractéristiques:
- Accès complet (lecture + écriture)
- Création de fiches et documents
- Modification de contenu
- Validation de tâches de workflow
- Participation active aux processus
Public cible:
- Contributeurs réguliers
- Pilotes de processus
- Validateurs
- Gestionnaires de contenu
- Administrateurs
Visualiser le stock de licences
Tableau récapitulatif (Résumé)
Le premier tableau en haut de la page affiche l'état global de votre parc:
Format d'affichage : Utilisé / Total (ex: 45 / 50)
Interprétation:
- 45 / 50 : 45 licences utilisées sur 50 disponibles (5 libres)
- 50 / 50 : Quota atteint, aucune nouvelle affectation possible
Par application : Le résumé affiche le quota pour chaque module Avanteam installé:
- Module Qualité
- Module Documents
- Module Actions
- etc.
Tableau détaillé des affectations
Le second tableau "Détails" liste nominativement chaque jeton consommé avec toutes les informations nécessaires au pilotage.
Colonnes du tableau détaillé
| Colonne | Description | Usage |
|---|---|---|
| Utilisateur | Nom complet du collaborateur | Identification |
| Type de licence | Niveau d'accès (Auteur/Lecteur) | Modifiable via Editer |
| Date d'affectation | Horodatage de la dernière prise de licence | Suivi de l'activité |
| Hôte | Adresse IP ou nom de machine | Détection de sessions anormales |
| Présent dans l'annuaire | ✓ = utilisateur actif ✗ = utilisateur supprimé | Identification des licences fantômes |
Opérations de gestion
Affecter ou modifier une licence
Procédure:
- Localisez l'utilisateur dans le tableau détaillé
- Cliquez sur le bouton Editer de sa ligne
- Sélectionnez le type de licence souhaité (Auteur/Lecteur)
- Validez la modification
Impact : Le changement est effectif immédiatement à la prochaine connexion de l'utilisateur
Libérer une licence (Gestion des départs)
Les licences sont nominatives. Lors du départ d'un collaborateur, il est essentiel de libérer sa licence pour la rendre disponible.
Procédure:
- Recherchez l'utilisateur dans le tableau "Détails"
- Cliquez sur le bouton Supprimer (icône corbeille) de sa ligne
- Confirmez la suppression
- La licence est immédiatement reversée au pot commun
Résultat : Le quota "Utilisé" diminue de 1 dans le tableau "Résumé"
Identifier les licences fantômes
Une licence "fantôme" est une licence consommée par un utilisateur qui n'existe plus dans l'annuaire.
Comment les détecter:
- Triez le tableau par la colonne "Présent dans l'annuaire"
- Les lignes décochées ✗ indiquent des licences fantômes
- Ces licences doivent être supprimées en priorité
Actions à entreprendre:
- Vérifiez que l'utilisateur a bien quitté l'organisation
- Supprimez la licence via le bouton Supprimer
- Documentez l'action pour l'audit
Export et reporting
Bouton Export : Situé en haut de la page, il permet de télécharger l'état complet du parc
Formats disponibles:
- Excel : Pour analyse approfondie.